Kuljetukset nielevät tyypillisesti 5-7 prosenttia yrityksen liikevaihdosta. Viiden miljoonan liikevaihdolla se tarkoittaa 250-350 tuhannen euron vuosikustannuksia. Silti moni yritys toteaa: ”Meillä on hyvä kuljetuskumppani, ei tarvitse kilpailuttaa.”
Mikä on ”hyvän kuljetuskumppanin” hinta loppupeleissä, jos hinnat eivät olekaan markkinatasolla? Monessa yrityksessä ollaan varmoja, että heillä on hyvät hinnat, mutta usein kilpailutuksella kyetään todistamaan että vielä on parannettavaa.
Miksi hyvä kumppani ei aina riitä?
Liiketoiminta muuttuu jatkuvasti, mutta kuljetussopimukset jäävät usein muuttumatta vuosiksi. Tuotteet, reitit, volyymit ja asiakkaat kehittyvät, mutta kuljetuskumppani pysyy samana ”koska se on aina toiminut hyvin.”
Ongelma ei ole siinä, että nykykumppanisi olisi huono. Ongelma on siinä, että et tiedä, onko se enää paras vaihtoehto juuri sinun tarpeisiisi tänään. Totuus on, että ei ole yhtä sellaista palveluntarjoajaa markkinoilla, joka on kaikilla osa-alueilla paras.
Kuljetusyritys, joka oli paras vaihtoehto kolme vuotta sitten, ei välttämättä ole sitä enää tänään.
Kuka oikeasti tarvitsee kilpailutusta?
Kilpailutus kannattaa kaikille yrityksille. Erityisen suuria säästöjä saavuttavat yritykset, jotka toimivat valmistavassa teollisuudessa tai teknisessä tukkukaupassa, operoivat kansainvälisesti tai käyttävät yhtä pääkumppania kaikissa kuljetuksissa. Näissä tilanteissa kuljetustarpeet kehittyvät nopeasti, mutta sopimukset jäävät helposti vanhentuneiksi.
Yllättäen parhaat säästöt löytyvät usein juuri niistä yrityksistä, jotka ovat varmoja että ”heillä on jo optimaaliset ratkaisut.”
Miksi vastahakoisuus kilpailutukseen?
Kilpailutusta vastaan esitetään usein samoja argumentteja:
- ”Meillä on hyvät kuljetuskumppanit, ei ole tarvetta muutokseen”
- ”Te ette saa parempia hintoja kuin me itse”
- ”Teemme nämä jutut itse kuten ennenkin”
Todellisuudessa nämä ovat usein puolustusmekanismeja. Varsinkin silloin, kun yritys tekee huonoa tulosta tai jopa tappiota, vastahakoinen suhtautuminen kustannustehokkuuden parantamismahdollisuuksiin ihmetyttää.
Hiljainen kilpailutus paljastaa totuuden
Kun yritys väittää, ettei kilpailutusta tarvita, paras ratkaisu on hiljainen kilpailutus. Näin voidaan tarkistaa nykytoimijan kilpailukyky nykymarkkinaan nähden ilman että nykyistä kumppania tarvitsee hylätä.
Keskitetyssä mallissa, jossa kaikki kuljetukset ovat yhdellä toimittajalla, löytyy lähes aina optimointimahdollisuuksia. Nykytoimijaa ei tarvitse korvata, vaan riittää, että rinnalle otetaan kilpailijoita tietyille reiteille tai tuotetyypeille.
Tämä lähestymistapa säilyttää hyvät suhteet ja antaa samalla tietoa markkinatilanteesta.
Ajoitus ratkaisee
Kilpailutus kannattaa tehdä säännöllisesti, mutta ajoituksella on väliä. Vältä kilpailutusta kuljetusmarkkinan häiriötilanteissa, kapasiteettipulan aikana, oman liiketoimintasi suuressa murroksessa tai sesonkiaikoina, jolloin hinnat ovat korkeimmillaan.
Paras aika kilpailutukselle on rauhallisempien kausien aikana, jolloin kuljetusliikkeillä on aikaa ja halua kilpailla kaupoista.
Investointi tulevaisuuteen
Kuljetuskustannusten optimointi on strateginen investointi liiketoiminnan kehittämiseen, ei pelkkää säästämistä. Vapautuva raha voidaan käyttää tuotekehitykseen, markkinointiin tai muihin kasvua tukeviin toimiin.
Säännöllinen kilpailutus pitää kuljetuskustannukset kurissa ja varmistaa, että maksat markkinahintaa palveluistasi.
Seuraavan kerran kun mietit kuljetussopimuksiasi, älä kysy ”miksi kilpailuttaa”, vaan ”miksi olla kilpailuttamatta?”
Lue lisää kuljetuskustannusten läpinäkyvyydestä ja vertailun haasteista.
Haluatko selvittää kilpailutuksen tarpeellisuuden?
Usein kysytyt kysymykset
Kun liiketoimintasi on kasvanut, tuotteet tai reitit ovat muuttuneet, tai viimeksi kilpailutuksesta on yli kaksi-kolme vuotta. Myös heikko kannattavuus on selvä merkki kilpailutuksen tarpeesta.
Hiljainen kilpailutus säilyttää suhteet. Voit tarkistaa markkinatilanteen vaarantamatta nykyistä kumppanuutta.
Silloinkin kilpailutus kannattaa – saat vahvistuksen päätöksellesi ja mahdollisesti paremmat neuvotteluasemat hinnoista.
Tehokas kilpailutus vaatii tarkan rahtikirjakohtaisen datan nykyisistä kuljetuksista, selkeät kriteerit hinta-laatu-suhteelle, tarjoukset vähintään kolmelta kilpailijalta. Kokonaiskustannusten vertailu pelkkien rahtihintojen sijaan sekä huolellisen neuvottelun parhaiden tarjoajien kanssa.
Ainoastaan kuljetusmarkkinan häiriötilanteissa tai akuutin kapasiteettipulan aikana kannattaa siirtää kilpailutusta.
